DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE CONTROL ADMINISTRATIVO
A partir del 5 de octubre de 2026, el Documento Electrónico de Control Administrativo exigible en los transportes sujetos a esta obligación deberá ser necesariamente digital y generarse de forma nativa a partir de datos estructurados.
La Plataforma DeCA IT Moves permite crear, gestionar y poner el documento a disposición mediante el Portal Web y la API, manteniendo el PDF y su correspondiente código QR accesibles para el conductor durante el servicio. Cuando sea necesario, puede habilitarse una PWA como apoyo complementario a la operativa sobre el terreno.
Gestión en la oficina. Acceso sobre el terreno. Integración con los sistemas de la empresa.
UNA NUEVA EXIGENCIA PARA EL TRANSPORTE EN ESPAÑA
Cuando la información se encuentra repartida entre documentos en papel, correos electrónicos y archivos aislados, resulta más difícil garantizar que el conductor lleva la versión correcta y que el documento está disponible cuando se solicita durante una inspección.
La gestión obligatoriamente digital del Documento Electrónico de Control Administrativo exige un proceso preparado desde el inicio: el DeCA debe generarse de forma nativa en formato digital antes del comienzo efectivo del servicio. El conductor puede llevar una copia digital o una copia impresa, siempre que incluya el correspondiente código QR.
Sin un proceso centralizado
Con la Plataforma DeCA IT Moves
CUÁNDO SE APLICA EL DECA
El DeCA se aplica a los transportes públicos de mercancías por carretera realizados íntegramente en España, es decir, a las operaciones con origen y destino en territorio español.
Esta obligación incluye las operaciones de cabotaje realizadas en España por transportistas portugueses o de otros países.
Operación sujeta a esta obligación
Cuando un transportista realiza un transporte entre dos puntos situados en España, la operación constituye un transporte interior. Si la realiza un transportista de otro país, se trata de una operación de cabotaje en territorio español y queda sujeta a la obligación.
No confundir con el transporte internacional
Un transporte internacional entre Portugal y España no queda automáticamente sujeto al DeCA por el mero hecho de circular parcialmente por territorio español. En estos casos se aplican, con carácter general, los documentos previstos para el transporte internacional, como el CMR o el eCMR.
Existen operaciones y situaciones específicas con un marco propio. La aplicación de la obligación debe analizarse en función de las características concretas de cada servicio.
UN FLUJO DOCUMENTAL CONTINUO
La Plataforma DeCA IT Moves organiza el recorrido del documento desde la preparación del servicio hasta su presentación durante una inspección y posterior conservación.
Paso 1 — Introducir los datos
Los datos del transporte se introducen en el Portal Web o se envían mediante la API desde un sistema externo. Cuando esta funcionalidad esté disponible para el cliente, también pueden prepararse en la PWA.
Paso 2 — Validar y emitir
Se revisan los elementos obligatorios y el documento se emite antes del inicio efectivo del transporte.
Paso 3 — Generar el documento
La plataforma genera un PDF nativo digital, le asigna una URL HTTPS única y específica e incluye en el documento su correspondiente código QR.
Paso 4 — Ponerlo a disposición del conductor
El conductor recibe el DeCA y el código QR antes del inicio del servicio. Puede llevar una copia digital en su dispositivo móvil o una copia impresa, siempre que incluya el correspondiente código QR.
Paso 5 — Presentarlo durante una inspección
Cuando se solicita el documento, el conductor presenta el DeCA con el código QR o únicamente el código QR. La autoridad escanea el código QR y accede directamente al PDF.
Paso 6 — Registrar modificaciones
Cuando los datos del DeCA se modifican durante el transporte, la actualización queda registrada y el documento actualizado se pone a disposición del conductor.
Paso 7 — Preservar y conservar
El recorrido y las modificaciones quedan asociados al documento, que se conserva durante el periodo legal aplicable.
OFICINA, TERRENO Y SISTEMAS CONECTADOS
El Portal Web centraliza la gestión y la API permite conectar el DeCA con los sistemas que ya utiliza la empresa. Cuando las necesidades operativas del cliente lo justifiquen, la PWA puede complementar estos canales y poner el DeCA a disposición del conductor sobre el terreno.
Portal Web
El Portal Web reúne las operaciones necesarias para preparar y realizar el seguimiento de los documentos DeCA.
PWA opcional
Cuando se habilita de acuerdo con las necesidades operativas del cliente, la PWA permite al conductor acceder a sus servicios y mantener disponible la copia digital del DeCA durante la operación, sin instalar una aplicación convencional.
API
La API permite enviar datos estructurados y crear el DeCA desde sistemas externos, reduciendo la introducción repetida de información y acercando el documento al proceso operativo que le da origen.
La configuración de cada canal e integración se define en función del proceso, los perfiles y los sistemas utilizados por cada organización.
RESPONSABILIDADES CLARAMENTE IDENTIFICADAS
El DeCA distingue las responsabilidades relativas a la información del transporte, la ejecución del servicio y la presentación del documento en carretera.
Cargador contractual
El cargador contractual proporciona y valida los datos que le corresponden, incluida la identificación de las partes, el origen, el destino y la información de la mercancía.
Transportista efectivo
El transportista efectivo garantiza los datos operativos de la ejecución del servicio y pone el documento a disposición del conductor.
Conductor
El conductor recibe por vía digital el DeCA, el PDF y el código QR necesarios para el servicio. Cuando el cliente dispone de la PWA, también puede utilizar un acceso individual para consultar sus propios documentos o los que le hayan sido asignados y mantenerlos accesibles sobre el terreno.
DOCUMENTO PREPARADO PARA EL CONTROL EN CARRETERA
La Plataforma DeCA IT Moves organiza la generación y puesta a disposición del documento de acuerdo con las características técnicas aplicables al DeCA.
El documento se genera a partir de datos estructurados, en formato PDF y con un tamaño máximo de 5 MB. El escaneado de un documento en papel o de una imagen digitalizada no sustituye al archivo nativo exigido.
La fecha y la hora de creación quedan registradas en los metadatos del archivo PDF. Cuando se produce una modificación, su fecha y hora también quedan registradas en los metadatos.
El PDF incluye un código QR asociado a la dirección web única y específica del documento. El mismo código QR también puede incluirse en el cuerpo del correo electrónico y como archivo adjunto, simplificando su acceso y presentación por parte del conductor.
Cada documento dispone de una URL HTTPS única y específica, accesible mediante una conexión segura con TLS 1.2 o superior.
Durante el servicio, la lectura del código QR permite descargar directamente el PDF. La autoridad no necesita credenciales, autenticación, cuenta ni interactuar con botones intermedios.
Si los datos se actualizan durante el transporte, la modificación queda registrada. La solución debe preservar los datos anteriores y el motivo de la modificación en el documento existente o generar un nuevo PDF, con una nueva URL HTTPS única y específica y un nuevo código QR, conservando el original a efectos de trazabilidad. Con cualquiera de los dos métodos, el documento actualizado debe llegar al conductor.
El cargador contractual y el transportista efectivo deben conservar el archivo electrónico durante, al menos, un año. Cuando solo una de las partes genera el documento, la otra debe poder descargarlo durante ese periodo.
La posibilidad legal de desactivar la descarga mediante la URL siete días naturales después de la finalización del servicio no elimina la obligación de conservar el archivo durante, al menos, un año.
MÁS CONTROL, MENOS TAREAS MANUALES
La Plataforma DeCA ayuda a integrar la preparación, la puesta a disposición y la consulta del documento en el funcionamiento diario de la empresa.
Los datos, el documento, el código QR y el historial quedan asociados a un mismo proceso.
La integración con los sistemas de gestión reduce la necesidad de volver a introducir información ya existente.
El documento puede revisarse y emitirse antes de que el vehículo inicie el transporte.
El PDF y el código QR permanecen disponibles en el dispositivo móvil durante la operación.
Las actualizaciones quedan asociadas al documento y la versión correcta puede volver a ponerse a disposición del conductor.
El conductor presenta el código QR y la autoridad accede directamente al PDF, sin entrar en la plataforma.
La empresa mantiene una visión más clara de la creación, emisión, modificación y conservación de cada documento.
El Portal Web y la API permiten adaptar el uso del DeCA al proceso y a los sistemas de cada organización. La PWA puede complementar esta operativa cuando el cliente necesite acceso móvil sobre el terreno.
INTEGRACIÓN Y AUTOMATIZACIÓN
La Plataforma DeCA se ha concebido para funcionar mediante el Portal Web y recibir datos de sistemas externos a través de la API. Cuando sea necesario, puede complementarse con una PWA para el acceso móvil sobre el terreno.
API
La API permite enviar datos, aplicar validaciones y crear documentos DeCA desde los procesos existentes en la organización.
TOPtrans
La integración con TOPtrans permitirá activar la creación del DeCA a partir de los datos ya registrados en el sistema, mediante una acción sencilla para el usuario.
Otros TMS y ERP
La Plataforma DeCA no es exclusiva de TOPtrans. La API está preparada para integrarse con otros TMS, ERP, back offices y soluciones externas, de acuerdo con el alcance de cada proyecto.
Procesos adaptados a la organización
Los datos, las validaciones y las operaciones de integración se definen en función de los sistemas utilizados y de las necesidades de cada empresa.
Las funcionalidades y el alcance de cada integración dependen de la configuración y del ámbito técnico acordado para el proyecto correspondiente.
Solicitar una demostraciónPREGUNTAS FRECUENTES
SOLICITAR UNA DEMOSTRACIÓN
Comparta con nosotros el contexto de su empresa. El equipo de IT Moves le mostrará el funcionamiento del Portal Web y de la API, evaluará la necesidad de habilitar la PWA y analizará la forma más adecuada de integrar el DeCA en su proceso.