DOCUMENTO ELETRÓNICO DE CONTROLO ADMINISTRATIVO
A partir de 5 de outubro de 2026, a gestão do Documento de Controlo Administrativo exigível nos transportes abrangidos passa a ser obrigatoriamente digital, com geração nativa do ficheiro eletrónico.
A Plataforma DeCA IT Moves permite criar, gerir e disponibilizar o documento através do Portal Web e da API, mantendo o PDF e o respetivo QR Code acessíveis ao motorista durante o serviço. Quando necessário, pode ser disponibilizada uma PWA como apoio complementar à operação no terreno.
Gestão no escritório. Acesso no terreno. Integração com os sistemas da empresa.
UMA NOVA EXIGÊNCIA PARA O TRANSPORTE EM ESPANHA
Quando a informação fica distribuída por documentos em papel, emails e ficheiros isolados, torna-se mais difícil garantir que o motorista transporta a versão correta e que o documento está disponível quando é solicitado numa fiscalização.
A gestão obrigatoriamente digital do Documento de Controlo Administrativo exige um processo preparado desde o início: o DeCA tem de ser gerado nativamente em formato digital antes do começo efetivo do serviço. O motorista pode transportar uma cópia digital ou uma cópia impressa, desde que contenha o respetivo QR Code.
Sem um processo centralizado
Com a Plataforma DeCA IT Moves
QUANDO SE APLICA O DECA
O DeCA aplica-se aos transportes públicos de mercadorias por estrada realizados internamente em Espanha, ou seja, às operações com origem e destino em território espanhol.
Esta obrigação inclui as operações de cabotagem realizadas em Espanha por transportadoras portuguesas ou de outros países.
Operação abrangida
Quando uma transportadora realiza um transporte entre dois pontos situados em Espanha, a operação é um transporte interior. Se for efetuada por uma transportadora de outro país, trata-se de uma operação de cabotagem em território espanhol e fica abrangida pela obrigação.
Não confundir com transporte internacional
Um transporte internacional entre Portugal e Espanha não fica automaticamente sujeito ao DeCA apenas por circular parcialmente em território espanhol. Nestes casos aplicam-se, em regra, os documentos previstos para o transporte internacional, como o CMR ou o eCMR.
Existem operações e situações específicas com enquadramento próprio. A aplicação da obrigação deve ser analisada de acordo com as características concretas de cada serviço.
UM PERCURSO DOCUMENTAL CONTÍNUO
A Plataforma DeCA IT Moves organiza o percurso do documento desde a preparação do serviço até à sua apresentação em fiscalização e posterior conservação.
Passo 1 — Introduzir os dados
Os dados do transporte são introduzidos no Portal Web ou enviados através da API por um sistema externo. Quando esta funcionalidade for disponibilizada ao cliente, também podem ser preparados na PWA.
Passo 2 — Validar e emitir
Os elementos obrigatórios são revistos e o documento é emitido antes do início efetivo do transporte.
Passo 3 — Gerar o documento
A plataforma gera um PDF nativamente digital, associa-lhe uma URL HTTPS única e inclui no documento o respetivo QR Code.
Passo 4 — Disponibilizar ao motorista
O motorista recebe o DeCA e o QR Code antes do início do serviço. Pode transportar uma cópia digital no dispositivo móvel ou uma cópia impressa, desde que contenha o respetivo QR Code.
Passo 5 — Apresentar em fiscalização
Quando o documento é solicitado, o motorista apresenta o DeCA com o QR Code ou apenas o QR Code. A autoridade lê o código e acede diretamente ao PDF.
Passo 6 — Registar alterações
Quando os dados do DeCA são alterados durante o transporte, a atualização fica registada e o documento atualizado é disponibilizado ao motorista.
Passo 7 — Preservar e conservar
O percurso e as alterações ficam associados ao documento, que é conservado durante o período legal aplicável.
ESCRITÓRIO, TERRENO E SISTEMAS LIGADOS
O Portal Web centraliza a gestão e a API permite ligar o DeCA aos sistemas já utilizados pela empresa. Quando as necessidades operacionais do cliente o justificarem, a PWA pode complementar estes canais e disponibilizar o DeCA ao motorista no terreno.
Portal Web
O Portal Web reúne as operações necessárias para preparar e acompanhar os documentos DeCA.
PWA opcional
Quando disponibilizada de acordo com as necessidades operacionais do cliente, a PWA permite ao motorista aceder aos seus serviços e manter a cópia digital do DeCA disponível durante a operação, sem instalar uma aplicação convencional.
API
A API permite submeter dados estruturados e criar o DeCA a partir de sistemas externos, reduzindo o preenchimento repetido e aproximando o documento do processo operacional que lhe dá origem.
A configuração de cada canal e integração é definida de acordo com o processo, os perfis e os sistemas utilizados por cada organização.
RESPONSABILIDADES CLARAMENTE IDENTIFICADAS
O DeCA distingue as responsabilidades sobre a informação do transporte, a execução do serviço e a apresentação do documento em estrada.
Cargador contractual
O cargador contractual — carregador contratual — fornece e valida os dados que lhe correspondem, incluindo a identificação das partes, a origem, o destino e a informação da mercadoria.
Transportista efectivo
O transportista efectivo — transportador efetivo — assegura os dados operacionais da execução do serviço e disponibiliza o documento ao motorista.
Motorista/Condutor
O motorista recebe o DeCA, o PDF e o QR Code necessários ao serviço por via digital. Quando o cliente dispõe da PWA, pode também utilizar um acesso individual para consultar os documentos próprios ou atribuídos e mantê-los acessíveis no terreno.
DOCUMENTO PREPARADO PARA CONTROLO EM ESTRADA
A Plataforma DeCA IT Moves organiza a geração e disponibilização do documento de acordo com as características técnicas aplicáveis ao DeCA.
O documento é gerado a partir de dados estruturados, em formato PDF e com dimensão máxima de 5 MB. Um scan de um documento em papel ou de uma imagem digitalizada não substitui o ficheiro nativo exigido.
A data e a hora de criação são registadas nos metadados do ficheiro PDF. Quando existe uma modificação, a respetiva data e hora também ficam registadas nos metadados.
O PDF inclui um QR Code associado à localização única do documento. O mesmo QR Code pode também ser disponibilizado no corpo do email e como ficheiro anexo, facilitando o acesso e a apresentação pelo motorista.
Cada documento possui uma URL própria, disponibilizada através de ligação segura HTTPS, com TLS 1.2 ou superior.
Durante o serviço, a leitura do QR Code permite descarregar diretamente o PDF. A autoridade não precisa de credenciais, autenticação, conta ou interação com botões intermédios.
Se os dados forem atualizados durante o transporte, a alteração é registada. A solução deve preservar os dados anteriores e o motivo da alteração no documento existente ou gerar um novo PDF, com nova URL e novo QR Code, conservando o original para rastreabilidade. Em qualquer dos métodos, o documento atualizado deve chegar ao motorista.
O cargador contractual e o transportista efectivo devem conservar o ficheiro eletrónico durante, pelo menos, um ano. Quando apenas uma das partes gera o documento, a outra deve conseguir descarregá-lo durante esse período.
A possibilidade legal de desativar a descarga através da URL sete dias naturais após o fim do serviço não elimina a obrigação de conservar o ficheiro durante, pelo menos, um ano.
MAIS CONTROLO, MENOS TAREFAS MANUAIS
A Plataforma DeCA ajuda a integrar a preparação, a disponibilização e a consulta do documento no funcionamento diário da empresa.
Dados, documento, QR Code e histórico ficam associados ao mesmo processo.
A integração com sistemas de gestão reduz a necessidade de voltar a introduzir informação já existente.
O documento pode ser revisto e emitido antes de o veículo iniciar o transporte.
O PDF e o QR Code permanecem disponíveis no dispositivo móvel durante a operação.
As atualizações ficam associadas ao documento e a versão correta pode ser novamente disponibilizada ao motorista.
O motorista apresenta o QR Code e a autoridade acede diretamente ao PDF, sem entrar na plataforma.
A empresa mantém uma visão mais clara da criação, emissão, alterações e conservação de cada documento.
O Portal Web e a API permitem adaptar a utilização do DeCA ao processo e aos sistemas de cada organização. A PWA pode complementar esta operação quando o cliente necessitar de acesso móvel no terreno.
INTEGRAÇÃO E AUTOMAÇÃO
A Plataforma DeCA foi concebida para funcionar através do Portal Web e para receber dados de sistemas externos através da API. Quando necessário, pode ser complementada por uma PWA para acesso móvel no terreno.
API
A API permite submeter dados, aplicar validações e criar documentos DeCA a partir dos processos existentes na organização.
TOPtrans
A integração com o TOPtrans permitirá acionar a criação do DeCA a partir dos dados já registados no sistema, através de uma ação simples para o utilizador.
Outros TMS e ERP
A Plataforma DeCA não é exclusiva do TOPtrans. A API está preparada para integrar com outros TMS, ERP, backoffices e soluções externas, de acordo com o âmbito de cada projeto.
Processos adaptados à organização
Os dados, validações e operações de integração são definidos em função dos sistemas utilizados e das necessidades de cada empresa.
As funcionalidades e o alcance de cada integração dependem da configuração e do âmbito técnico acordado para o respetivo projeto.
Pedir demonstraçãoPERGUNTAS FREQUENTES
PEDIR DEMONSTRAÇÃO
Partilhe connosco o contexto da sua empresa. A equipa IT Moves apresentará o funcionamento do Portal Web e da API, avaliará a necessidade de disponibilizar a PWA e analisará a forma mais adequada de integrar o DeCA no seu processo.